La definición del recorrido que componen las obras, como ya vimos está relacionada con la decisión de colgarlas en el espacio de la sala de exposiciones o en el espacio del vestíbulo. Si consideramos el recorrido que estableció la Comisión de artistas en el I Encuentro, observamos que en general sí se respetó “extraer” de la sala de exposiciones a aquellas obras que “resistiesen” el ruido del muro de ladrillos. No obstante, nos llama la atención que ninguno de los artistas que integraban la comisión “saliese” con su obra al vestíbulo.
En el II y III Encuentro la organización optó por que la encargada de definir el recorrido fuese la Dirección General de Museos. En ambos casos los técnicos encargados de hacer esta labor contaron previamente con reproducciones de las obras para hacer el estudio. En el II Encuentro el recorrido fue desarrollado en torno a series temáticas o técnicas que fueron ubicadas en el mismo lugar. Las series de informalismo abstracto o más conceptuales fueron colgadas en la sala de exposiciones. La serie de obras que trabajaron la naturaleza y la figuración, en general fueron colgadas en el vestíbulo. En el III Encuentro, con un número menor de obras, sólo fue preciso colgar cinco obras fuera de sala de exposiciones.
La responsabilidad de hacer las cartelas y la señalética de los tres encuentros se atribuye al propio Centro. Con respecto a las primeras, hay que señalar que su formato es precario (son etiquetas de papel autoadhesivo) pero que su revisión y ubicación es estricta.
En el I Encuentro los escultores se resistían a que la cartela no fuese adherida a la propia obra (y fuese en el muro más próximo, y a la misma altura que el resto de cartelas), pero en el II y III Encuentro las protestas desaparecieron en ese sentido. Con respecto a la información que sobre la técnica ofrece la cartela y el pie de foto, hemos detectado ciertas confusiones por parte de los/as artistas, y un leve afán de notoriedad. Ambos aspectos ponen de manifiesto la necesidad de revisar la información que proporcionan los/as artistas empleando para ello un mismo criterio.
La señalética del I Encuentro fue inexistente, y en el II y III Encuentro, el Centro hizo un mayor esfuerzo por señalar los diferentes espacios que integraban el evento por medio de cartelería de carácter precario –en su mayor parte cortada de los propios catálogos de la muestra- adherida a paneles de metacrilato dispuestos verticalmente. La necesidad de señalética fue mayor en el II Encuentro pues además de indicar que el vestíbulo era una parte de la muestra, hubo que dirigir a los/as visitantes al primer piso del Centro para visitar las salas donde se ubicaban las instalaciones. Creemos necesario que se lleva a cabo una mejora sustancial en este sentido.
Las obras son colgadas en general a una altura ligeramente inferior a lo que los cánones museológicos recomiendan con ánimo de que los/as niños/as que habitualmente visitan la sala de exposiciones y el vestíbulo puedan tener una visión adecuada.
La iluminación es llevada a cabo con dos tipos de focos con los que cuenta la sala de exposiciones, y es de carácter artificial. Los ventanales con los que cuenta la sala son cegados por medio de grandes paneles con raíles que la transforman en un gran prisma blanco. Las deficiencias de iluminación son detectadas en las obras que son expuestas en el vestíbulo y que tienen una iluminación pobre pero mixta (en la mayor parte del horario de visita cuentan con iluminación natural procedente de los ventanales, pero, los muros no cuentan con raíles de iluminación adecuados). También en la iluminación de las zonas bajas de las esculturas situadas en la sala de exposiciones, debido a que la iluminación de los focos de la sala siempre es cenital, proviene de los carriles del techo.
La seguridad es un elemento cuidado en las muestras. El Centro supervisa que la ubicación de las obras no atente contra la integridad del público (por ejemplo, los/as niños/as que transitan los espacios). Todas las obras son aseguradas para hacer frente a posibles deterioros (curiosamente, en cada Encuentro se ha producido un pequeño siniestro en el que ha tenido que intervenir la aseguradora). La vigilancia física de las obras no es estricta debido fundamentalmente a falta de personal. Pero se percibe que la confianza en la voluntad del visitante da por el momento buenos resultados.
En el apartado de conservación, cabe destacar que las obras son manipuladas por el personal con guantes de algodón y de manera adecuada, y que las obras sobre papel o de material textil son preservadas de la luz solar. Cuestiones como la humedad o la temperatura son controladas manualmente por el personal.
Los/as artistas que depositan una obra temporalmente en préstamo, para que integre el Encuentro, firman un documento de préstamo y de entrada de obra, que posteriormente deben entregar cuando la recogen a término de la exposición. El estado de conservación de la obra se comprueba a su entrada para exonerar al Centro de posibles responsabilidades.
El número de visitantes de las muestras y de las actividades de Encuentro no es controlado de manera estricta, fundamentalmente por falta de personal.